Bộ máy, sơ đồ tổ chức.

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

MUA HÀNG	CSKH	MARKETING	KẾ TOÁN	NHÂN SỰ	GIAO NHẬN

Công việc của Nhân viên thu mua (Purchaser)

1, Xác định yêu cầu và nhu cầu thu mua.

Ngay sau khi nhận được yêu cầu thu mua nguồn hàng từ các bộ phận có nhu cầu, nhân viên thu mua phân tích, xác định rõ những yêu cầu về kích thước, thành phần, màu sắc, và một số các thông số kỹ thuật của hàng hóa,…tiến hành lập kế hoặc thu mua.

2, Lập kế hoạch thu mua.

– Đối với những hàng hóa đã nhập nhiều lần trước đó.

Một công ty đã hoạt động lâu năm sẽ có những mối quen chuyên cung cấp nguồn hàng, khi nhận được những yêu cầu thu mua quen thuộc, nhân viên thu mua sẽ liên hệ lại với những nguồn cung cũ để thu mua. Điều này sẽ giúp rút gọn được quá trình thu mua rất nhiều vì nguồn cung cũ đã quen với yêu cầu hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán,… không cần phải thỏa thuận lại nữa.

Tuy nhiên, nhân viên thu mua cũng nên check giá các nguồn khác để nắm được giá cả thị trường, tránh bị nhà cung cấp cũ xỏ mũi, và cũng có cơ hội để tìm kiếm được nhà cung cấp tốt hơn.

– Đối với hàng hóa mới.

Nhân viên thu mua gửi bảng kê hàng hóa, cùng các yêu cầu và đặc tính kèm theo đến nhiều nhà cung cấp khác nhau, để nhận lại được bảng báo giá. Nhân viên thu mua nên lưu giữ cho mình 1 list các danh sách nhà cung cấp để dùng khi cần, vì có khi đối với mặt hàng này nhà cung cấp này đưa ra giá cao nhưng họ lại mạnh về 1 mặt hàng khác mà có lúc bạn sẽ phải cần đến họ.

3, Tiến hành thu mua hàng hóa.

– Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua.

– Liên hệ , yêu cầu báo giá.

– Chọn lọc 1 số nhà cung cấp có giá cả tốt hơn và nguồn hàng chất lượng hơn.

– Đàm phán giá cả để nhận được giá tốt hơn giá được đưa ra.

– Yêu cầu sử dụng sản phẩm mẫu.

==> Lựa chọn được nhà cung cấp hợp lý.

– Ký kết hợp đồng mua bán.

– Nhận hàng.

– Kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với hợp đồng và so sánh với sản phẩm mẫu nhận được trước đó.

– Thanh toán hợp đồng.

– Cung ứng đến các bộ phận liên quan hoặc lưu kho tồn trữ.

– Rút ra kết luận để thuận lợi cho lần nhập hàng sau.

Việc thu mua không những cần phải mua được hàng hóa với giá rẻ nhất, đạt chất lượng tốt nhất mà còn phải cung ứng kịp thời cho việc sản xuất, kinh doanh của công ty, tránh gây trì trệ quá trình sản xuất, kinh doanh hàng hóa. Vì thế, nhân viên thu mua cần phải nhanh nhẹn, nhạy bén, có khả năng đàm phán cao đặc biệt là giá cả, cẩn thận trong soạn thảo chứng từ, giấy tờ, có khả năng giải quyết tình huống tốt.

Công việc của Nhân viên CSKH

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu/thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp cung cấp;

Tham gia xây dựng và quản lý kênh thông tin nhằm giúp khách hàng có được nội dung mình cần một cách nhanh chóng và chính xác nhất (hướng dẫn sử dụng, thông tin về giá cả, chế độ bảo hành,…);

Thu nhận và quản lý khiếu nại, các vấn đề cần giải quyết của khách hàng và cung cấp thông tin tới các bộ phận phù hợp để xử lý khiếu nại đó;

Theo dõi và liên tục cập nhật các chính sách về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp;

Chủ động liên hệ với khách hàng các dịp lễ Tết, quà tặng. Thông báo ưu đãi trong các dịp đặc biệt và gửi ưu đãi cho họ;

Quảng bá các chương trình khuyến mãi, các gói dịch vụ ưu đãi hấp dẫn của doanh nghiệp tới khách hàng;

Thực hiện các khảo sát, cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ, sản phẩm. Từ đó ghi nhận phản hồi của khách hàn để cải thiện sản phẩm, dịch vụ;

Lập báo cáo trình cấp trên về khảo sát khách hàng, độ thỏa mãn với sản phẩm dịch vụ. Đưa ra đề xuất cải thiện, nâng cao chất lượng công việc.

Công việc của Nhân viên Marketing

CÔNG VIỆC CỦA MỘT NGƯỜI LÀM MARKETING MỖI NGÀY
Facebook	1	Đăng bài trang cá nhân (80% nôi dung có ích,20% bán hàng.
		Kết bạn với 5.000 người. Mỗi ngày kết bạn tầm 30> 50 người. Click vào đây để dùng hỗ trợ.
		Viết các bài viết tương tác, comment, nhắn tin với bạn bè Facebook.
	2	Đăng bài lên 10 nhóm
	3	Đăng bài Fanpage, kéo like fanpage
	4	Tạo sự kiện, cuộc thi… facebook.
	5	Quảng Cáo Facebook ADS
SEO google	6	Phân tích từ khóa (chính, phụ) + 63 tỉnh
	7	Viết nội dung (content)
	8	Đăng sản phẩm
	9	Đăng bài liên quan đến sản phẩm
	10	Đi 10 backlink cho sản phẩm
Youtube	11	Upload, reup 10 video
	12	Sửa video
	13	Tạo video
	14	Comment tăng tương tác
	15	Comment giới thiệu sản phẩm
Email	16	Lấy danh sách Email
	17	Gửi link sản phẩm và bài viết liên quan cho 10 khách hàng
		Chăm sóc tài khoản Email thường xuyên
Kênh khác	18	Đăng link 10 Diễn đàn
	19	Rao vặt 10 bài kèm link.
	20	Đăng link trên 10 Mạng xã hội khác
	21	Comment kèm link trên 10 trang báo, tin tức
	22	Comment trên kèm link 10 bài viết liên quan
	23	Viết bài kèm link gửi lên các trang cho đăng bài.
	24	Tạo các bức ảnh về sản phẩm
	25	Đăng 10 link sản phẩm lên website thương mại điện tử khác.

Công việc của Nhân viên kế toán

Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, giữa chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra sự hợp lý và khớp đúng giữa số dư cuối kỳ với các báo cáo chi tiết.
Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khách, thuế GTGT và báo thuế khối văn phòng công ty, lập quyết toán văn phòng công ty.
Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ của toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi.
In sổ chi tiết và tổng hợp theo khối văn phòng và tổng hợp theo công ty theo quy định.
Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế kế toán.
Tham gia phối hợp kiểm tra, kiểm kê các đơn vị cơ sở.
Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.
Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng kế toán tài vụ .
Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến.

Công việc của Nhân viên quản trị nhân sự

1. Quản lý hồ sơ của nhân sự công ty

Lưu trữ hồ sơ của nhân viên trong công ty, bao gồm cả nhân viên đang làm hay đã nghỉ việc
Lưu trữ hồ sơ của các ứng viên dự tuyển
Thống kê số lượng nhân viên trong công ty

2. Chấm công, tính lương cho nhân viên

Theo dõi ngày công của nhân viên, nếu làm thủ công thì phải ghi chép đầy đủ, nếu sử dụng máy chấm công thì cần tổng hợp lại ngày công, số ngày nghỉ, số lần đi muộn, đi muộn bao lâu.
Theo dõi lương nhân viên, có kế hoạch tăng lương, thưởng theo hiệu quả làm việc, thâm niên.
Chi trả lương cho nhân viên đúng ngày

3. Đánh giá năng lực, ý thức trách nhiệm trong công việc và xử lý kỷ luật, khiếu nại

Đánh giá hiệu quả làm việc dựa trên báo cáo của các quản lý
Tiếp nhận các đơn khiếu nại, giải quyết các khiếu nại của cá bộ công nhân viên
Họp bàn xử phạt các cá nhân có nhiều khuyết điểm, vi phạm nội quy, quy chế công ty

4. Tuyển dụng nhân sự

Tiếp nhận các đề xuất của các quản lý phòng ban về việc tuyển dụng nhân viên mới
Tổng hợp, báo cáo công việc tuyển dụng cho ban giám đốc công ty
Sau khi ban giám đốc đồng ý, tổ chức đăng thông tin tuyển dụng qua nhiều kênh khác nhau như báo chí, đăng trên website, diễn đàn tìm việc làm…
Xem xét các hồ sơ xin việc đã ứng tuyển để lọc ra các hồ sơ phù hợp
Tổ chức phỏng vấn và ký hợp đồng thử việc. Nếu làm tốt và phù hợp vs công việc sẽ ký hợp đồng chính thức với người lao động

5. Đào tạo nhân sự

Tổ chức đào tạo nhân sự công ty bao gồm cả nhân viên đang làm việc và nhân viên mới định kỳ theo tháng, quý năm bằng các chương trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn, đào tạo hành chính nhân sự tại công ty hoặc cho đi học ở trung tâm khác
Bổ sung thêm các khóa học nghiệp vụ đào tạo quản trị nhân sự khác nhau để nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, có thêm các chương trình giao lưu, hoạt động chia sẻ kinh nghiệm xử lý công việc phòng giữa các cơ quan doanh nghiệp với nhau.

Công việc của Nhân viên giao nhận

1. Mô tả công việc

Nhận hoà hoá, các đồ vật đi kèm với hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu.
Nhân viên giao hàng cần thực hiện việc giao hàng hóa, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công và bám sát yêu cầu của các bộ phận sản xuất kinh doanh, của Trưởng phòng doanh nghiệp.
Kiểm tra kỹ tình trạng của hàng hoá, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ giao nhận (nếu có).
Ghi đầy đủ tên hàng hoá, thông tin xuất sứ, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận hàng hóa.
Lưu giữ, vận chuyển hàng hoá, đồ vật, tài liệu hồ sơ đi kèm cẩn thận. Trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần chú ý mang – vác hàng hóa cẩn thận tránh bị vỡ, rách, lủng…
Nhân viên giao nhận cần cam kết giao đầy đủ hàng hoá, tài liệu hồ sơ, mẫu sổ giao nhận hồ sơ cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình.
Nhân viên giao nhận cần chịu trách nhiệm thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan để trực tiếp đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạn.
Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: ngày, hàng hóa – chứng từ, mẫu sổ giao nhận hồ sơ, xác định nơi giao hàng, nơi nhận hàng, thời hạn cần đảm bảo, người nhận ký Trưởng phòng thu mua hàng hóa về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển chứng từ và hàng hoá có liên quan và xin ý kiến giải quyết các vấn đề.
Chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình trạng, số lượng hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
Thực hiện các công việc khác phụ thuộc vào Trưởng phòng thu mua giao.

2. Trách nhiệm

Trách nhiệm đầu tiên của nhân viên giao nhận là tiếp nhận hàng và danh sách giao từ nhân viên kho/điều phối của kho, soạn hàng hóa cần giao và hỗ trợ đóng gói hàng đi giao
Thực hiện giao hàng theo đúng lộ trình được xác định sẵn, hỗ trợ lái xe quản lý hàng hóa trên xe và đối chiếu kỹ càng với nhân viên bán hàng cuối mỗi ngày.
Báo cáo về những vấn đề phát sinh và tồn tại trong quá trình vận chuyển và giao hàng hóa, tài liệu, mẫu sổ giao nhận hồ sơ đính kèm hàng hóa, hồ sơ theo phân công, yêu cầu của cấp trên
Kiểm tra và ghi chép đầy đủ hàng hoá, hồ sơ, số lượng, nơi giao/ nhận, thời gian, người nhận và ký xác nhận vào sổ giao nhận